Waar moet je op letten bij de implementatie van een Power BI platform?

Power BI is tegenwoordig niet meer weg te denken uit het bedrijfsleven. Het is een veelzijdig platform waarmee een groot aantal databronnen kunnen worden ontsloten. Hierop kunnen vervolgens prachtige dashboards en rapportages gebouwd worden waarmee nieuwe inzichten en analyses binnen handbereik komen.

Het gemak en de snelheid waarmee Power BI in gebruik genomen kan worden, heeft ook een keerzijde. Zo kampen veel organisaties al na enige tijd met diverse problemen als langzame rapportages, discussies over definities en foutmeldingen bij data vernieuwingen. Veel van deze problemen kunnen worden voorkomen door bij de implementatie van Power BI rekening te houden met een aantal zaken. Ik som de belangrijkste voor je op:

Denk goed na over een BI strategie.

Een goed geformuleerde BI strategie gaat jouw organisatie helpen om meer data gedreven te werken. Dit draagt direct bij aan een betere besluitvorming, een toename van de operationele efficiëntie en een beter inzicht in kansen en risico’s. Om tot een goed geformuleerde BI strategie te komen, moeten er vier vragen beantwoord worden:

• • In welke informatiebehoefte moet Power BI voorzien?
  • Hoe wordt het Power BI platform ontwikkeld?
  • Hoe wordt ervoor gezorgd dat de gebruikers met het Power BI platform kunnen werken?
  • Hoe wordt het beheer van het Power BI platform uitgevoerd?

Het is cruciaal om hier een goed beeld bij te hebben. Je wilt immers voorkomen dat de ingebruikname van Power BI in jouw organisatie een eigen leven gaat leiden en daarmee potentieel mislukt.

Zorg dat de juiste kennis en tools voorhanden zijn.

Bij het opzetten van een Power BI platform, moet er aan een hoop verschillende zaken aandacht worden besteed. De kennis en expertise die hiervoor nodig zijn, lopen sterk uiteen. Voor het ontwikkelen van rapportages is niet alleen business kennis nodig, maar ook een sterk gevoel voor visualiseren, storytelling en analyse.

Een Power BI dashboard heeft daarnaast een semantisch model nodig waarin de data en logica zich bevindt. Het semantische model is de denkbeeldige 80% van de ijsberg welke onder de zeespiegel ligt. Om een goed en betrouwbaar semantisch model op te stellen, zijn weer hele andere kennis en expertise nodig. 

In de praktijk komt het vaak voor dat business analisten of financieel controllers de Power BI implementatie uitvoeren. Zij zijn immers al bekend met de data in de organisatie als “bewakers van de waarheid”. Echter blijkt vaak dat hen kennis en expertise niet toereikend genoeg is om een stabiel Power BI platform op te zetten. Met alle gevolgen van dien.

Om dit probleem te voorkomen, is het belangrijk om de juiste combinatie van kennis en expertise samen te brengen in een projectgroep. Hierbij helpt het om naast interne werknemers ook externe specialisten in te schakelen. Bij een gezonde balans geldt dat 1 + 1 = 3.

Beschouw een Power BI implementatie als een veranderproject.

Veel organisaties die Power BI willen implementeren, maken een valse start. Implementaties worden namelijk aangevlogen als ieder ander project in de organisatie. Als gevolg ontstaan er op korte termijn gaten in de organisatie. Zo kunnen mensen de vernieuwing vaak niet meer bijbenen. Het is daarom ontzettend belangrijk om een Power BI implementatie aan te vliegen als een veranderproject. Dr. John Kotter heeft hier een prachtige houvast voor gemaakt in de vorm van 8 stappen:

• • Er is urgentie nodig.

Hiervoor kom je direct uit bij de eerste vraag die beantwoord moet worden bij het opstellen van een BI strategie.

• • Er moet een leidend team gevormd worden.

Vorm een projectteam met daarin mensen die over de benodigde kennis en expertise beschikken. Deze worden ook wel Power BI Key users genoemd.

• • Ontwikkel een BI strategie.

Zonder plan geen succes.

• • Communiceer binnen de organisatie over de Power BI implementatie.

Het is belangrijk dat mensen Power BI gaan omarmen, niet wantrouwen.

• • Zorg voor draagvlak in de organisatie.

Jij bent als (eind)verantwoordelijke een hele belangrijke steunpilaar voor de implementatie van Power BI. Jij faciliteert en inspireert jouw organisatie.

• • Zorg voor korte termijn successen.

Begin klein met bijvoorbeeld een Strategisch KPI Dashboard. Door klein te beginnen, ervaar je de voordelen van Power BI en zullen mensen in het project geloven.

• • Blijf doorzetten.

Net als jouw organisatie, is een Power BI platform altijd in ontwikkeling. Blijf de organisatie daarom uitdagen om te blijven ontwikkelen en verbeteren.

• • Zorg voor een juiste borging.

Voer periodiek een Power BI APK uit. Zo identificeer je knelpunten en voorkom je dat er zand in de motor komt.

Sta open voor de realiteit.

Power BI is een fantastische oplossing om data te visualiseren. Wees je er echter van bewust dat er altijd twee wetten van kracht zijn:

• • Je kunt geen data visualiseren welke er niet is.
  • Stop je rommel in een systeem, dan komt er ook rommel uit.

In de praktijk betekent dit dat bij het uitvoeren van een Power BI implementatie, pijnpunten bloot komen te liggen. Sommige bedrijfsprocessen zijn bijvoorbeeld niet robuust genoeg waardoor er onbetrouwbare data in het ERP-pakket of WMS-pakket terecht komt. Ook komt het regelmatig voor dat bepaalde data helemaal niet vastgelegd wordt.

Wees je er daarom van bewust dat deze pijnpunten zichtbaar worden. Dit is tegelijkertijd ook het mooie aan een Power BI implementatie: Jouw organisatie gaat zich op diverse vlakken verbeteren om daarmee klaar te zijn voor de volgende stap!

Power BI is geen Excel 2.0.

Tot slot is er nog een hele belangrijke opmerking waar veel organisaties de mist in gaan. Hoe erg Power BI ook lijkt op Excel, het is absoluut geen vervanger of doorontwikkeling hiervan. Power BI is een oplossing waarmee grote volumes van data verwerkt en gevisualiseerd kunnen worden. Excel is daarentegen ontzettend goed om ad-hoc een berekening te maken of een kleine analyse te doen. Beide software oplossingen dragen op hun eigen manier bij aan data gedreven werken.